Öffentliche Vergabeverfahren
Beratung für Öffentliche Ausschreibungen von Werbeagenturen, Mediaagenturen, Digitalagenturen und Kommunikationsdienstleistern
Mit über 70 begleiteten Öffentlichen Ausschreibungen und Vergabeverfahren in den vergangenen neun Jahren ist FRANCIS DRAKE Pitchberatung laut GWA, Gesamtverband Kommunikationsagenturen, die führende Pitchberatung im öffentlichen Sektor.
Wir unterstützen Öffentliche Auftraggeber bei der fachlichen Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren für Marketing-, Kommunikations- und Agenturleistungen.
Unser Schwerpunkt liegt dort, wo vergaberechtliche Anforderungen auf Marketing- und Kommunikationskompetenz treffen: bei der Auswahl der fachlich und wirtschaftlich passenden Agentur.
FRANCIS DRAKE Pitchberatung erbringt dabei keine Rechtsberatung. Wir verantworten die kommunikationsfachliche Seite des Vergabeverfahrens und arbeiten bei vergaberechtlichen Fragestellungen bei Bedarf mit spezialisierten Vergaberechtsexperten zusammen.
Welche Öffentlichen Ausschreibungen und Vergabeverfahren begleitet FRANCIS DRAKE Pitchberatung?
Wir beraten Öffentliche Auftraggeber bei der Ausschreibung und Auswahl von Agenturen und Kommunikationsdienstleistern, unter anderem aus folgenden Disziplinen:
- Werbe- und Kreativagenturen
- Content-Agenturen
- Digitalagenturen
- Social-Media-Agenturen
- Performance-Marketing-Agenturen
- Mediaagenturen
- PR- und Kommunikationsagenturen
- Design- und Branding-Agenturen
- weitere spezialisierte Marketing- und Kommunikationsdienstleister
Warum benötigen Öffentliche Auftraggeber bei Agenturausschreibungen kommunikationsfachliche Beratung?
Öffentliche Auftraggeber müssen bei der Ausschreibung von Marketing- und Kommunikationsleistungen formale und vergaberechtliche Vorgaben erfüllen. Immer mit der grundsätzlichen Fragestellung im Hinterkopf: Machen genügend Agenturen mit? Und machen vor allem die richtigen (am besten geeigneten) Agenturen mit?
Entscheidend ist daher, die fachlichen Anforderungen an die zukünftige Agentur präzise zu definieren, den relevanten Agenturmarkt zu kennen, geeignete Eignungs- und Zuschlagskriterien festzulegen und Qualität sowie Preis nachvollziehbar zu bewerten.
Gerade bei Marketing- und Kommunikationsleistungen lassen sich qualitative Unterschiede zwischen Agenturen nur begrenzt über standardisierte Leistungsbeschreibungen und Preisvergleiche erfassen.
FRANCIS DRAKE Pitchberatung verbindet deshalb die Anforderungen eines strukturierten Öffentlichen Vergabeverfahrens mit tiefem Fachwissen über Agenturen, Marketing und Kommunikation.
Wie unterstützt FRANCIS DRAKE Pitchberatung bei öffentlichen Vergabeverfahren?
Wir begleiten den gesamten Prozess von der Bedarfsanalyse bis zur Zuschlagserteilung des zukünftigen Agenturpartners.
1. Vorbereitung und Konzeption des Vergabeverfahrens
Gemeinsam mit dem Auftraggeber definieren wir die kommunikationsfachlichen Anforderungen und schaffen die fachliche Grundlage für das Verfahren. Unsere Leistungen umfassen unter anderem:
- Kick-off und Anforderungsermittlung
- kommunikationsfachliche Beratung zur Leistungsbeschreibung
- Unterstützung bei der Auftragswertschätzung
- Entwicklung des passenden Agenturmodells
- Definition der benötigten Agenturkompetenzen
- Strukturierung von Leistungen und gegebenenfalls Losen
- Erstellung eines Projekt- und Prozessplans
- Markterkundung und Identifikation relevanter Agenturen
2. Leistungsbeschreibung für Marketing- und Kommunikationsleistungen
Eine präzise Leistungsbeschreibung ist eine zentrale Voraussetzung für ein erfolgreiches Vergabeverfahren. Wir unterstützen bei der kommunikationsfachlichen Formulierung der Anforderungen an die zukünftige Agentur.
Dabei achten wir darauf, dass die Leistungsbeschreibung sowohl die tatsächlichen Anforderungen des Auftraggebers abbildet als auch für qualifizierte Agenturen verständlich und nachvollziehbar ist.
Ziel ist eine Ausschreibung, die geeignete Agenturen anspricht und eine belastbare Grundlage für deren Angebote schafft.
3. Teilnahmewettbewerb und Auswahl geeigneter Agenturen
Bei Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb unterstützen wir bei der fachlichen Auswahl geeigneter Bewerber. Dazu gehören:
- Definition geeigneter Eignungskriterien
- Anforderungen an Referenzprojekte und Kernteams
- Entwicklung von Bewertungs- und Entscheidungsmatrizen
- fachliche Beantwortung von Bewerberfragen
- Unterstützung bei Aufklärungsgesprächen
- Bewertung der Teilnahmeanträge
- Erstellung einer qualifizierten Shortlist
4. Angebotsverfahren und Agenturbriefing
Im Angebotsverfahren unterstützen wir den Auftraggeber bei der Entwicklung einer belastbaren Grundlage für vergleichbare Agenturangebote. Dazu gehören unter anderem:
- Erstellung und Optimierung des Agenturbriefings
- Entwicklung geeigneter Aufgabenstellungen
- Definition der Zuschlagskriterien
- Gewichtung von Qualität und Preis
- Entwicklung einer Bewertungsmatrix
- Entwicklung und Prüfung von Preisblättern aus kommunikationsfachlicher Sicht
- fachliche Beantwortung von Bieterfragen
- Bewertung und Benchmarking der Angebote
- Unterstützung bei Aufklärungsgesprächen
Wie lassen sich Agenturqualität und Preis objektiv bewerten?
Bei Marketing- und Kommunikationsleistungen entscheidet nicht allein der Preis.
Strategische Qualität, Kreation, Beratung, Branchenkenntnis, Teamqualität, Prozesse, digitale Kompetenz und Zusammenarbeit können für den späteren Erfolg ebenso entscheidend sein.
Wir entwickeln deshalb Bewertungsmodelle, mit denen Öffentliche Auftraggeber qualitative und wirtschaftliche Kriterien strukturiert miteinander verbinden können. Dazu gehören unter anderem:
- qualitative Zuschlagskriterien
- Preisbewertung
- Gewichtungsmodelle
- Bewertungsmatrizen
- Bewertungssystematiken für Präsentationen und Verhandlungen
Wie lassen sich Wettbewerbspräsentationen und Verhandlungstermine maximal effizient durchführen?
Wenn Präsentationen oder Verhandlungstermine Bestandteil des Vergabeverfahrens sind, unterstützen wir bei deren kommunikationsfachlicher Konzeption und Durchführung. Dazu gehören:
- Entwicklung eines strukturierten Ablaufplans
- Definition vergleichbarer Präsentationsanforderungen
- Entwicklung der Bewertungssystematik
- Vorbereitung der beteiligten Entscheidungsträger, Stakeholder und Gremien
- Teilnahme an Präsentationen und Verhandlungsterminen
- Unterstützung bei der Verhandlungsführung
- fachliche Bewertung der Agenturleistungen
- Unterstützung bei der finalen Entscheidungsfindung
Wie wähle ich die passende Agenturvergütung und wie kann ich Agenturpreise mit der marktüblichen Benchmark vergleichen?
Die Vergütung von Agenturleistungen unterscheidet sich deutlich von vielen anderen Beschaffungsleistungen.
Stunden- und Tagessätze, Pauschalen, Retainer, Projektpreise, Produktionskosten, Fremdkosten, Media-Honorare und weitere Vergütungskomponenten müssen im jeweiligen Kontext bewertet werden.
FRANCIS DRAKE Pitchberatung unterstützt Öffentliche Auftraggeber bei der Entwicklung eines geeigneten Vergütungsmodells sowie beim Benchmarking der angebotenen Preise und Konditionen.
Wie sieht ein guter Agenturvertrag aus und was sind die wichtigsten Inhalte?
Nach der Agenturauswahl unterstützen wir bei allen kommunikationsfachlichen Anforderungen an einen zeitgemäßen Agenturvertrag.
Dabei betrachten wir insbesondere die praktische Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Agentur.
Rechtliche Vertragsprüfung und Rechtsberatung erfolgen durch die zuständigen Juristen bzw. die Einkaufsabteilung des Auftraggebers oder spezialisierte Rechtsberater. Unser Netzwerk-Partner ist die Anwaltskanzlei ESCH BAHNER LISCH in Köln (nähere Infos dazu unter Partnernetzwerk).
Warum FRANCIS DRAKE Pitchberatung für Öffentliche Agenturausschreibungen?
FRANCIS DRAKE Pitchberatung ist auf die Auswahl und Steuerung von Marketing-, Kommunikations- und Agenturpartnern spezialisiert. Unsere Erfahrung umfasst:
- über 70 begleitete Öffentliche Ausschreibungen und Vergabeverfahren in den vergangenen neun Jahren
- über 200 erfolgreiche Agenturauswahlprozesse
- mehr als 50 Jahre gemeinsame Branchenerfahrung
- umfassende Kenntnis des deutschen Agenturmarktes
- eine Datenbasis mit mehr als 6.000 Agenturen
- Erfahrung mit unterschiedlichen Marketing- und Kommunikationsdisziplinen
- Erfahrung mit komplexen Verfahren und unterschiedlichen Stakeholdern und Gremien auf Auftraggeberseite
Für welche Öffentlichen Auftraggeber eignet sich unsere Beratung?
Unsere Beratung richtet sich an Organisationen, die Marketing-, Kommunikations- oder Agenturleistungen öffentlich ausschreiben müssen oder ein strukturiertes Vergabeverfahren durchführen wollen. Dazu zählen insbesondere:
- öffentliche Unternehmen
- Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts
- Krankenkassen und Verbände
- Öffentliche Institutionen
- Bundes-, Landes- und kommunale Organisationen
- öffentlich finanzierte Einrichtungen
- weitere Öffentliche Auftraggeber
Was unterscheidet eine Agenturausschreibung von anderen Öffentlichen Vergaben?
Marketing- und Kommunikationsleistungen besitzen einen hohen qualitativen Anteil.
Bei einer Agenturauswahl müssen deshalb neben Preis und formalen Kriterien auch Faktoren wie Strategie, Kreation, Beratungsqualität, Team, Prozesse, Fachkompetenz und Zusammenarbeit bewertet werden.
Genau an dieser Schnittstelle liegt unsere Spezialisierung.
Wir übersetzen die Anforderungen aus Marketing und Kommunikation in einen strukturierten Auswahlprozess und schaffen damit eine belastbare Grundlage für die Entscheidung des Öffentlichen Auftraggebers.
Begleitet FRANCIS DRAKE Pitchberatung auch europaweite Ausschreibungen?
Ja. Wir unterstützen Öffentliche Auftraggeber auch bei europaweiten Vergabeverfahren für Marketing- und Kommunikationsdienstleistungen.
Unsere Aufgabe liegt in der kommunikationsfachlichen Beratung und Begleitung.
Die vergaberechtliche Prüfung und rechtliche Verantwortung verbleiben bei den zuständigen Stellen beziehungsweise den beauftragten Vergaberechtsexperten.
Bietet FRANCIS DRAKE Pitchberatung Vergaberechtsberatung an?
Nein.
FRANCIS DRAKE Pitchberatung erbringt keine Rechtsdienstleistungen im Sinne von § 2 Abs. 1 Rechtsdienstleistungsgesetz.
Wir beraten zur kommunikationsfachlichen Konzeption und Durchführung von Ausschreibungen und Agenturauswahlverfahren.
Soweit einzelne Leistungen vergaberechtliche Prüfungen oder rechtliche Bewertungen erfordern, werden diese nicht durch FRANCIS DRAKE Pitchberatung erbracht.
Für die vergaberechtliche Beratung können wir bei Bedarf auf spezialisierte und in der Zusammenarbeit erprobte Partner zurückgreifen (siehe Anwaltskanzlei ESCH BAHNER LISCH in Köln; nähere Infos dazu unter Partnernetzwerk).
Sie benötigen Beratung für Ihre nächste Öffentliche Agenturausschreibung?
Sie planen die Ausschreibung einer Werbeagentur, Mediaagentur, Digitalagentur oder eines anderen Marketing- und Kommunikationsdienstleisters?
Wir unterstützen Sie von der Bedarfsanalyse und Leistungsbeschreibung über Teilnahmewettbewerb, Angebotsbewertung und Präsentationen bis zur Auswahl des passenden Agenturpartners.
Als Vorgeschmack finden Sie hier ausgewählte, aktuelle Referenzen Case Studies.
