Öffentliche Ausschreibungen

Wählen Sie unter den besten Agenturen

Wenn öffentliche Institutionen, Verbände oder Unternehmen verpflichtet sind, Ihre Werbeagenturen oder Kommunikations-Dienstleister per Ausschreibung zu finden, müssen sie eine Vielzahl von strengen formellen und inhaltlichen Vorgaben und Richtlinien einhalten. Im Bemühen, alle formellen Vorgaben einzuhalten, bleibt die für den Erfolg der Ausschreibung unerlässliche zielgerichtete Ansprache geeigneter Agenturen und Kommunikationsdienstleister leider oft auf der Strecke.

Wir helfen Ihnen, diese Ansprache inhaltlich so aufzubereiten, dass Sie ausschließlich geeignete Agenturen und Kommunikationsdienstleister zielgerichtet adressieren und für eine ernstgemeinte Bewerbung motivieren können.

Die Unterlagen und Informationen, die die Agenturen im Wege einer Ausschreibung ausfüllen und einreichen müssen, sind überaus umfangreich und – zumindest bei den ersten „Versuchen“ – sehr kompliziert. Vieles erscheint wenig transparent; es gibt immer wieder Zweifel an der Objektivität und an der Fairness bei den Verfahren. Dazu kommt, dass Leistungsbeschreibungen häufig sehr technisch, verklausuliert und manchmal auch nicht von Kommunikations-Profis verfasst sind. Dies führt dann dazu, dass sich viele Agenturen – auch diejenigen, die für die konkrete Aufgabe und eine aussichtsreiche Bewerbung prädestiniert sind – nicht an den Ausschreibungsverfahren beteiligen.

Wir helfen Ihnen, Ihre Ausschreibung so interessant, fachlich fundiert, objektiv und transparent aufzusetzen, dass Sie sicher sein können, dass alle – oder zumindest die meisten – relevanten Agenturen und Kommunikationsdienstleister am Ausschreibungsverfahren teilnehmen möchten.

Wir übernehmen u. a. die folgenden Leistungen*:

• Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Kick-off-Meeting, Unterstützung bei der Erstellung einer kommunikationsfachlich fundierten Leistungsbeschreibung, Auftragswertschätzung, Wahl eines Agentur-Modells, Erstellung eines Projektplans
• Bekanntmachung in der Presse
• Teilnahme-Wettbewerb: Unterstützung bei der Erstellung einer Entscheidungsmatrix, der inhaltlich-fachlichen Beantwortung von Bewerberfragen, bei Aufklärungsgesprächen, der Bewertung der Teilnahmeanträge, der Erstellung einer Shortlist
• Angebotsverfahren: Kommunikationsfachliche Unterstützung bei der Erstellung des Agentur-Briefings/der Preisblätter, der Festlegung der Zuschlagskriterien, der Erstellung einer Bewertungsmatrix, der Beantwortung von Bieterfragen, der Bewertung und dem Benchmarking der eingehenden indikativen Angebote und bei Aufklärungsgesprächen
• Wettbewerbs-Präsentation/Verhandlungstermin: Unterstützung bei der Erstellung des Ablaufplans sowie der Verhandlungsführung in den Präsentationen
• Agenturvergütung: Kommunikationsfachliche Unterstützung bei der Entwicklung einer passenden Agenturvergütung
• Agenturvertrag: Unterstützung hinsichtlich aller kommunikationsfachlichen Anforderungen an einen zeitgemäßen Agenturvertrag.
  
  *Hinweis in eigener Sache: FRANCIS DRAKE erbringt keine Rechtsdienstleistungen im Sinne von § 2 Abs. 1 Rechtsdienstleistungsgesetz. Soweit die oben aufgeführten Leistungsbereiche daher Schnittmengen zum Vergaberecht aufweisen oder rechtliche Prüfungen beinhalten oder erfordern, werden diese nicht von FRANCIS DRAKE erbracht. Hierfür, das heißt für die rechtliche Beurteilung und die rechtliche Exzellenz empfehlen wir stattdessen unseren erprobten Netzwerk-Partner, die Anwaltskanzlei ESCH BAHNER LISCH in Köln (nähere Infos dazu unter Partnernetzwerk).
  
  Bei Bedarf vermitteln wir Ihnen gerne einen ersten Kontakt.