EU-weite Ausschreibung für eine internationale Media-Agentur

Ziel war es, die Performance getriebene Kommunikation zur wirtschaftlichen Gewinnung von Ausstellern, Fach- und Publikumsbesuchern sowie von Medienvertretern zu optimieren.

Aufgabenbeschreibung


Im Auftrag der Koelnmesse begleiteten wir die Vorbereitung und Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens, welches als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt wurde.

Ausgeschrieben wurde eine Fullservice Media-Agentur mit sehr guter internationaler Erfahrung und erprobter Anbindung/Vernetzung für die komplette weltweite Betreuung, Durchführung und Aussteuerung aller Media-Aktivitäten der Auftraggeberin aus dem deutschen Markt (HQ Köln) heraus.

Die Erbringung von Dienstleistungen erstreckte sich auf digitale und klassische Medien sowie auf datenbasierte Kampagnen und Echtzeitmarketing-Maßnahmen.

Besonders wichtig war die enge Zusammenarbeit mit bereits vorhandenen Agenturen und Dienstleistern. Dabei wurden hohe Anforderungen an Kollaborationsfähigkeit und -willen gestellt.

In allen Media-Fragestellungen wurden wir durch unseren langjährigen Kompetenzpartner, Mandar Ambekar (Geschäftsführender Gesellschafter der blueShepherd GmbH aus Hamburg), unterstützt.

Hinsichtlich vergaberechtlicher Exzellenz wurden wir von ESCH BAHNER LISCH Rechtsanwälte Partnerschaft mbB, einer auf das Vergaberecht spezialisierte Anwaltskanzlei aus Köln, unterstützt.


Beratungsleistungen im Einzelnen


  • Kickoff-Workshop/Workshop zur Anforderungsermittlung inkl. Beratung zu Ausschreibungsverfahren und -durchführung
  • Prüfung und Überarbeitung der Leistungsbeschreibung
  • Erstellung von Eignungskriterien – Referenzprojekte und Kernteam – inkl. Gewichtung und Matrix
  • Erstellung von Zuschlagskriterien – Qualität und Preis – inkl. Gewichtung und Matrix
  • Beantwortung von Bewerber- und Bieterfragen sowie Aufklärungsfragen
  • Auswertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
  • Teilnahme an den Verhandlungsterminen
  • Beratung zur Entscheidungsfindung und Zuschlagserteilung
  • Unterstützung bei der Entwicklung eines Agenturvertrages und eines Agenturvergütungsmodells
  • Begleitung des Ausschreibungsverfahrens und ständige Beratung