FITKO und IT-Planungsrat:
EU-weites Vergabeverfahren zur Auswahl einer Digitalagentur

EU-weites Vergabeverfahren zur Auswahl einer Digitalagentur

Die FITKO (Föderale IT-Kooperation) und der IT-Planungsrat beauftragten FRANCIS DRAKE mit der kommunikationsfachlichen Beratung und Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens zur Auswahl einer Digitalagentur. Das Verfahren wurde als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt.

Gesucht wurde eine strategisch und konzeptionell starke, kreative und technisch versierte Digitalagentur für den Relaunch sowie die anschließende Pflege, Wartung und das Hosting der Internetauftritte von FITKO und IT-Planungsrat.

Eine besondere Herausforderung bestand darin, die beiden unterschiedlichen Internetauftritte unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Corporate Designs unter einem gemeinsamen gestalterischen Dach zusammenzuführen. Dabei wurden hohe Anforderungen an strategische Beratung, kreative und innovative Lösungen, technische Umsetzung sowie professionelles Prozess- und Projektmanagement gestellt.

Besonders wichtig war zudem die enge Zusammenarbeit mit bereits vorhandenen Agenturen und Dienstleistern. Entsprechend hohe Anforderungen wurden an Kollaborationsfähigkeit und -bereitschaft gestellt.

Leistungen von FRANCIS DRAKE Pitchberatung

• Kick-off-Workshop zur Anforderungsermittlung inkl. Beratung zu Ausschreibungsverfahren und -durchführung
• Prüfung und Überarbeitung der Leistungsbeschreibung
• Erstellung von Eignungskriterien – Referenzprojekte und Kernteam – inkl. Gewichtung und Bewertungsmatrix
• Erstellung von Zuschlagskriterien – Qualität und Preis – inkl. Gewichtung und Bewertungsmatrix
• Beantwortung von Bewerber- und Bieterfragen sowie Aufklärungsfragen
• Auswertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
• Teilnahme an den Verhandlungsterminen
• Beratung zur Entscheidungsfindung und Zuschlagserteilung
• Unterstützung bei der Entwicklung eines Agenturvertrags und eines Agenturvergütungsmodells
• Begleitung des gesamten Ausschreibungsverfahrens und kontinuierliche Beratung

Anforderungen und Ziele von FITKO und IT-Planungsrat

Dr. Annette Schmidt, Präsidentin der FITKO

„Die Website des IT-Planungsrates ist über die Jahre stark angewachsen und entspricht inhaltlich wie technisch nicht mehr unseren heutigen Ansprüchen. Die Website der FITKO dagegen existiert erst seit knapp 2 Jahren. Wir stehen also vor der großen Herausforderung, beide Seiten unter grundsätzlicher Berücksichtigung ihrer jeweiligen Corporate Designs unter einem gemeinsamen Design-Dach, im Sinne einer Identitätsbildung für das gesamte Gremium, zusammenzuführen. Ziel ist es, dass zukünftig beide Websites eindeutig die Rollen und Aufgaben des IT-Planungsrats und der FITKO widerspiegeln.“

Projektdaten

Auftraggeber:
FITKO (Föderale IT-Kooperation) und IT-Planungsrat

Aufgabe:
EU-weite Ausschreibung für Relaunch, Pflege, Wartung und Hosting der Internetauftritte

Agenturtyp:
Digitalagentur

Verfahren:
Europaweites Vergabeverfahren als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb

Beratung:
FRANCIS DRAKE Pitchberatung