EU-weite Ausschreibung für eine Media-Agentur

Die AOK Rheinland-Pfalz/Saarland suchte eine Fullservice-Media-Agentur mit umfangreicher Erfahrung in der B2C-Kommunikation sowie mit komplexen und schwer erklärbaren Produkten und Dienstleistungen.

Aufgabenbeschreibung


Im Auftrag der AOK Rheinland-Pfalz/Saarland begleiteten wir die Vorbereitung und Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens, welches als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt wurde. Gesucht wurde eine ausgeprägt strategisch denkende, handelnde und planende, sehr kreative und versierte Fullservice Media-Agentur, die die AOK RPS bei ihren komplexen Anforderungen in den Märkten Rheinland-Pfalz und Saarland unterstützen und umfassend beraten sollte.

Die Erbringung von Dienstleistungen erstreckte sich auf digitale und klassische Medien sowie auf datenbasierte Kampagnen und Echtzeitmarketing-Maßnahmen. Besonders wichtig war die enge Zusammenarbeit mit bereits vorhandenen Agenturen und Dienstleistern. Dabei wurden hohe Anforderungen an Kollaborationsfähigkeit und -willen gestellt.


Beratungsleistungen im Einzelnen


  • Kickoff-Workshop/Workshop zur Anforderungsermittlung inkl. Beratung zu Ausschreibungsverfahren und -durchführung
  • Prüfung und Überarbeitung der Leistungsbeschreibung
  • Erstellung von Eignungskriterien – Referenzprojekte und Kernteam – inkl. Gewichtung und Matrix
  • Erstellung von Zuschlagskriterien – Qualität und Preis – inkl. Gewichtung und Matrix
  • Beantwortung von Bewerber- und Bieterfragen sowie Aufklärungsfragen
  • Auswertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
  • Markterkundung und Agentur-Longlist
  • Unterstützung bei der Bekanntmachung in Fachmedien
  • Teilnahme an den Verhandlungsterminen
  • Beratung zur Entscheidungsfindung und Zuschlagserteilung
  • Unterstützung bei der Entwicklung eines Agenturvertrages und eines Agenturvergütungsmodells
  • Begleitung des Ausschreibungsverfahrens und ständige Beratung

Kundenstimme

Stefan Mohr, Geschäftsbereichsleiter Markt und Service bei der AOK Rheinland-Pfalz/Saarland

„Gesucht wird ein ausgeprägt strategisch denkender und handelnder Partner, der uns dabei unterstützt, Versicherte und potenzielle Neukunden zukünftig über alle Kommunikationskanäle zuverlässig zu erreichen – insbesondere durch eine deutlich stärkere Berücksichtigung digitaler Kanäle. Unser Ziel ist es, die Performance und Effizienz der kommunikativen und werblichen Maßnahmen insgesamt effektiv zu steigern und den Marktanteil an Versicherten bis 2028 deutlich anzuheben.“